Was genau sind Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragte an der Universität?

Prof. Dr. Benedikt Buchner: Wir bieten Unterstützung und Beratung zu allen Fragen rund um das Thema Datenschutz an. Momentan beschäftigen wir uns noch viel mit tagesaktuellen Einzelfragen, perspektivisch möchten wir auch Schulungen anbieten und die Prozesse rund um den Datenschutz professionalisieren.

Dr. Daniel Schmid: Zunächst haben wir die Webseite ausgebaut und aktualisiert. Uns ist es wichtig, die Beschäftigten im ersten Schritt mit Informationen zu versorgen. Dazu möchten wir auch in den kommenden Monaten ein Datenschutz-Wiki im „BayernCollab“ aufbauen. Ziel ist es u. a., häufige Fragen zusammenzustellen und Antworten dazu zu liefern. Alle Datenverarbeitungsvorgänge, die an der Universität stattfinden, werden in einem Verfahrensverzeichnis geführt. Diesem Verzeichnis werden wir zunächst eine neue Struktur geben, die die Organisationsstruktur der Universität abbildet, und es dann gemeinsam mit den Organisationseinheiten weiter ausbauen bzw. aktualisieren.

Wie sind Sie überhaupt zum Thema Datenschutz gekommen?

Buchner: Das ist lange her, als ich vor mehr als 20 Jahren auf der Suche nach einem Thema für meine Habilitationsschrift war. Datenschutz war zu der Zeit ganz überwiegend noch ein öffentlich-rechtliches Thema und ich war einer der wenigen Privatrechtler, der sich damit beschäftigte. Damals war noch nicht absehbar, dass Datenschutz und Datenschutzrecht einmal eine solche Dynamik erfahren werden.

Schmid: Da ich sehr technikaffin bin, interessiert mich das Thema Datenschutz schon länger. Meine Stelle als Datenschutzreferent in der Verwaltung wurde erst im Mai 2024 neu geschaffen. Zuvor war ich Akademischer Rat a.Z. an der Juristischen Fakultät, wo ich auch zu Datenschutzfragen geforscht und promoviert habe. Ich komme also auch selbst aus der Wissenschaft und bringe den Uni-Hintergrund mit.

Wer kann sich an Sie wenden?

Schmid: Alle Beschäftigten, egal ob wissenschaftliches oder nichtwissenschaftliches Personal. Wichtig wäre uns, dass sich die Beschäftigten schon frühzeitig vor einer geplanten Datenverarbeitung bei uns melden. Wenn die geplante Datenverarbeitung nicht datenschutzkonform umgesetzt ist, versuchen wir, entsprechende Lösungen zu finden. Der Datenschutz soll keine Projekte verhindern, auch wenn er oftmals noch so wahrgenommen wird.

Buchner: Was uns langfristig auch wichtig ist: Wir wollen bei den Beschäftigten noch mehr Bewusstsein dafür schaffen, dass jeder auch selbst für einen rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Helfen sollen dabei Best Practices, die wir für die typischen Datenverarbeitungsvorgänge an einer Universität etablieren wollen, sodass derartige Datenverarbeitungsvorgänge künftig nicht mehr in jedem Einzelfall immer wieder aufs Neue abgestimmt werden müssen.

Gibt es typische Fragen, die Ihnen sehr oft gestellt werden?

Buchner: Im Augenblick sind das viele Fragen zu einzelnen Software-Programmen, ob diese datenschutzgerecht eingesetzt werden können. Unser Ziel ist es insoweit, in Abstimmung mit Universitätsleitung, Rechenzentrum und Digitalisierungsreferenten einen Grundbaukasten für die Forschung und Lehre an der Universität zu etablieren mit Tools, die geprüft sind und datenschutzkonform verwendet werden können.

Schmid: Viele Fragen beziehen sich auch auf KI-Tools: Welche Tools dürfen für Uni-Zwecke genutzt werden? Da viele Anbieter externe Dienstleister sind, ist die Prüfung gerade in diesem Bereich sehr aufwendig.

Haben Sie einen Tipp für mehr Datenschutz an der Universität?

Buchner: Es besteht bei den wenigsten eine Sensibilisierung für das Thema Datenlöschung. Wenn der Zweck einer Datenverarbeitung entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht, sollte man die Daten löschen.

Schmid: Grundsätzliche Tipps gibt es rund um die IT-Sicherheit, die aber auch dem Datenschutz zugutekommen, bspw. den PC zu sperren, wenn man ihn verlässt, sichere Passwörter zu verwenden und das Büro abzuschließen, wenn man kurz rausgeht. Bevor man eine E-Mail versendet, sollte man nochmal genau den Empfänger prüfen.

Buchner: Mit Blick auf die sozialen Medien plädiere ich dafür, reflektierter und kritischer mit diesen umzugehen und darauf zu achten, was gepostet wird – vor allem, wenn Dritte ebenfalls abgebildet sind.

Welcher Typ sind Sie: Papierkalender oder lieber alles digital?

Schmid: Ganz klar: Alles digital.

Buchner: Ich versuche, vieles digital zu erledigen, lande aber dann oft doch wieder beim Papier.

Lieber Kaffee oder Tee?

Buchner: Klassische Juristen-Antwort: Kommt darauf an. Ich mag beides, je nach Tagesform.

Schmid: Meine Antwort – Spezi!

Haben Sie einen Lieblingsplatz an unserer Universität?

Buchner: Im Sommer vor der Alten Cafete.

Schmid: Für mich ist es der Uni-See und seine nähere Umgebung.

Weitere Informationen zum neuen Datenschutz-Team und zum Thema Datenschutz finden Interessierte auf der Webseite:
https://www.uni-augsburg.de/de/organisation/einrichtungen/datenschutz/