• Die Projekterfassung betrifft nur Anträge für Drittmittel aus öffentlicher Förderung (z.B. EU, Bundes- oder Landesministerien, G-BA, DFG, öffentliche Stiftungen etc.). 
• Anderweitig drittmittelfinanzierte Projekte wie Auftragsstudien, Projekte mit privatrechtlicher Forschungsunterstützung o.ä. werden weiterhin ausschließlich über die Drittmittel- und Studienanzeige am Universitätsklinikum Augsburg erfasst.

• Sie sorgt für die rechtzeitige Information bei projektbedingten zusätzlichen Folgekosten, benötigten Verstetigungszusagen, Flächenzusagen o.ä., die einer haushalterischen und rechtlichen Prüfung bedürfen.
• Sie dient der Beratung und Unterstützung der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und soll für mögliche institutionelle Konsequenzen einer Antragstellung sensibilisieren.
• Sie stellt Daten für internes und externes Berichtswesen bereit (z.B. Evaluationen, Wissenschaftsrat) und die Außendarstellung allgemein.
• Sie ermöglicht eine forschungsstrategische Planung (z.B. leistungsorientierte Mittelverteilung intern /extern)

Bei der Projekterfassung handelt es sich um eine formale, kriterienbasierte Prüfung (s.u.), die die Durchführbarkeit eines Forschungsprojekts im Falle der Bewilligung gewährleisten soll. Eine inhaltliche Bewertung von Forschungsideen findet ausdrücklich nicht statt.

Wichtig ist jedoch, dass bei Antragstellungen von Personen, die keine Leitungsfunktion innehaben, die Vorgesetzte bzw. der Vorgesetzte die Kenntnis und Unterstützung des Antrags bestätigt. 

Weiterhin bezieht sich die formale Prüfung auf folgende Kriterien:

FINANZIERUNG

• Ist für das Projekt eine kostendeckende Finanzierung vorhanden?
• Aus welchen Mitteln wird ein möglicher Mehrbedarf gedeckt?
• Wird vom Drittmittelgeber ein Overhead oder eine Programmpauschale gezahlt?

INFRASTRUKTUR

• Kann das Projekt mit den vorhandenen Forschungsflächen bzw. anderen infrastrukturellen Ressourcen (z.B. IT-Kapazitäten, Versuchstierhaltung) durchgeführt werden? 
• Falls nicht: Wie soll der jeweilige Mehrbedarf sichergestellt werden?

ADMINISTRATION

• Im Falle von Klinischen Studien: Bei wem liegt die Sponsorschaft?
• Wer ist potenzieller Mittelempfänger: UniA oder UKA? 
• Wird für die Antragstellung ein Letter of Intent benötigt? 
  Welches Commitment geht damit einher? 

PROJEKTPARTNER

• Stammen sie aus der EU oder von außerhalb? Sind Besonderheiten zu beachten? 

SONSTIGES

• Evtl. weitere Fragen der Wissenschaftlerin/des Wissenschaftlers 

Die an der Prüfung beteiligten Bereiche werden sich auch in diesem Fall bemühen, die Prüfung zeitnah vorzunehmen. Sie kann jedoch nicht in jedem Fall gewährleistet werden. 

Die Zielsetzung der Projekterfassung besteht darin, durch rechtzeitige Information, die Durchführbarkeit des Projekts sicherzustellen bzw. Lösungen im Falle von Mehrbedarfen zu finden. Findet vor Einreichung eines Projektantrags keine Meldung über die Projekterfassung statt, kann diese Unterstützung nicht ohne Weiteres gewährleistet werden.