Zwar ist das Universitätsarchiv in erster Linie für die Archivierung der Unterlagen von bleibendem Wert, die bei den Dienststellen und Einrichtungen der Universität entstehen, zuständig. Gemäß § 2 Abs. 10 seines Statuts berät das Universitätsarchiv darüber hinaus die registraturbildenden Stellen und Einrichtungen der Universität in allen Fragen der Schriftgutverwaltung.
 

Was bedeutet „Schriftgutverwaltung“?

Laut der von der Archivschule Marburg erstellten „ Terminologie der Archivwissenschaft“ versteht man darunter die Gesamtheit aller Tätigkeiten bei der Anlage und Verwaltung von Unterlagen, d.h. das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu halten.

Da die Universität eine Körperschaft des öffentlichen Rechts     – mit einigen behördenähnlichen Aufgaben und Kompetenzen – ist, unterliegt sie und damit auch alle ihre Untergliederungen, von der Universitätsleitung bis zum Lehrstuhl, dem Prinzip der „Aktenmäßigkeit der Verwaltung“. Vereinfacht ausgedrückt meint dieses Prinzip, dass der Stand einer Angelegenheit jederzeit aus den Akten ersichtlich ist – ganz egal, ob es sich  , um nur ein paar wenige Beispiele zu nennen, um den Kauf eines Computers, die Abrechnung eines Lehrauftrags oder die Einstellung einer neuen Sekretärin handelt. 
Um dieser Anforderung gerecht zu werden, müssen die Akten jederzeit vollständig und auf dem aktuellen Stand sein. Darüber hinaus sollten die Akten in einem solchen Ordnungszustand sein, dass der gesuchte Vorgang bzw. das gesuchte einzelne Schriftstück leicht und schnell gefunden werden kann.  

Unabhängig von der rechtlichen Anforderung an eine gesetzeskonforme Schriftgutverwaltung liegt diese auch im Eigeninteresse jeder aktenführenden Einrichtung. Eine schlecht organisierte Aktenablage erschwert jeden Zugriff ungemein. Im ungünstigen Fall läßt sich eine bestimmte Angelegenheit gar nicht mehr rekonstruieren – mit eventuell unangenehmen rechtlichen oder finanziellen Folgewirkungen.

Vorschläge für die Schriftgutverwaltung (insbesondere an Lehrstühlen)

Grundsätzlich:
- Es gibt nicht die eine richtige Art der Aktenführung und -ablage, aber einige nicht empfehlenswerte.

- Vermeiden Sie eine „hybride“ Aktenführung, bei der zu einem Akt oder Vorgang gehörende Unterlagen teils in Papierform in einem Ordner, teils nur als Dateien auf dem PC oder einem Netzlaufwerk abgelegt werden. Wenn Sie grundsätzlich noch eine Aktenablage in Papierform führen, müssen alle relevanten Schriftstücke – und dazu gehören auch relevante E-Mails – in ausgedruckter Form zu den Akten genommen werden. Nur so kann das o.g. Prinzip der Aktenmäßigkeit der Verwaltung mit dem Anspruch an die Vollständigkeit der Aktenführung erfüllt werden.

- Legen Sie Ihre Unterlagen nach einem sachthematischen Schema ab. Das Sachprinzip hat viele Vorteile, etwa gegebenüber einer Ablage nach Korrespondenzpartnern oder einer chronologischen Ablage. Untauglich ist in jedem Fall ein Ordnungsprinzip, das sich nur Ihnen selbst erschließt, vor dem aber andere ratlos stehen, wenn ein Schriftstück dringend gesucht wird, Sie aber gerade nicht greifbar sind!
Als Grundlage für eine solche sachthematische Ablage kann ein sog. Aktenplan dienen. Unter Links und Downloads finden Sie einen Vorschlag für einen solchen Aktenplan für Lehrstühle.
Ein solcher Aktenplan lässt sich auch als Ordnerstruktur auf einem Laufwerk abbilden, wenn Sie Ihre Unterlagen nur digital ablegen wollen!

Aufbewahrungsfristen

Oft erreichen das Universitätsarchiv Anfragen aus verschiedenen Bereichen der Universität, wie lange bestimmte Unterlagen denn aufbewahrt werden müssen. Dazu ist grundsätzlich zu sagen, dass die jeweiligen Einrichtungen die für Sie geltenden, also bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen kennen müssen, da das Universitätsarchiv erst dann „ins Spiel kommt“, wenn diese Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Pflicht, diese Unterlagen dem Universitätsarchiv zur Archivierung anzubieten, greift. Auch ist festzuhalten, dass es für viele Unterlagen gar keine rechtlich normierten Aufbewahrungsfristen gibt. Konkrete Fristenregelungen gibt es zum Beispiel für manche Haushalts- und Personalunterlagen.

Für die Universität Regensburg wurde ein Fristenkatalog für viele Unterlagen erstellt, die typischerweise in einer Universität entstehen. Dabei wurden,   sofern vorhanden, die geltenden Rechtsnormen berücksichtigt, ansonsten eigene Festlegungen getroffen. Dieser Fristenkatalog, den Sie hier herunterladen können, kann sicherlich auch in vielen Fällen an unserer Universität eine Hilfestellung geben. Ansonsten dürfen Sie sich mit Ihren Fragen auch gern an das Universitätsarchiv wenden.