Microsoft 365
Allen Mitgliedern der Universität (Beschäftigte, Studierende) sowie allen Gästen mit IT-Zugang steht ein persönlicher Microsoft-Account zur Verfügung.
Mit diesem Account können aktuell folgende Funktionen genutzt werden:
Microsoft Account
Bei allen Diensten von Microsoft können Sie sich mit Ihrer kurzen Mailadresse anmelden. Diese lautet im Regelfall:
<vorname>.<nachname>@uni-a.de
Als Passwort verwenden Sie immer das aktuelle Kennwort Ihrer RZ-Benutzerkennung.
Für Ihren Microsoft Account gelten folgende Regeln:
- für jede primäre RZ-Benutzerkennung werden Vorname, Nachname, @uni-a.de Mailadresse und primäre Mailadresse mit dem Azure-AD synchronisiert
- Am Tag des Vertragsendes, Exmatrikulation oder des Gastendes endet die Nutzung des Accounts und dieser wird zur Löschung vorbereitet
- 90 Tage danach werden alle Daten (Account und Inhalte) endgültig und unwiederbringlich gelöscht
- nach weiteren 90 Tagen (also 180 Tage nach Ausscheiden) sind auch alle Metadaten endgültig gelöscht
- die Universität Augsburg legt kein Backup Ihrer Daten an
M365 Apps for Enterprise
Für universitäre Zwecke steht allen Studierenden und Beschäftigten über den universitären Microsoft Account eine Lizenz für das Microsoft Office Paket zur Verfügung.
- Word, Excel, Powerpoint usw. können auf dienstlichen und privaten Geräten installiert und aktiviert werden.
- Die Aktivierung der Software erfolgt über den individuellen Microsoft Account der Universität (Vorname.Nachname@uni-a.de). Die Aktivierung/Anmeldung ist einfach aus dem Internet möglich, kann also auch im Home Office oder auf Dienstreisen ohne VPN durchgeführt werden.
- Beschäftigte werden über den Zeitpunkt der Aktualisierung des Office-Pakets auf dienstlichen Geräten durch Ihren DV-Betreuer informiert. Diese erfolgt sukzessive bis Oktober 2021.
- Für Studierende entfällt eine seperate Bestellung des Officepakets über Studisoft. Die Aktivierung der Installationen erfolgt ab sofort über den individuellen Microsoft Account (Vorname.Nachname@uni-a.de). Bisherige Accounts (123456@uniaugsburg.onmicrosoft.com) werden ab dem 01.06.2021 endgültig gelöscht.
Vor einer ersten Nutzung der M365-Dienste ist eine Zustimmung zu den universitären Nutzungsbedingungen erforderlich. Diese kann nach dem Login unter https://myaccount.microsoft.com erfolgen.
Wichtig:
- Alle 30 Tage wird die Aktivierung der Software automatisch über das Internet überprüft.
- Mit dem universitären Microsoft Account können bis zu fünf Installationen gleichzeitig aktiviert werden. Beschäftigte müssen selbstständig darauf achten für dienstliche Geräte eine ausreichende Anzahl von Aktivierungen zur Verfügung zu haben.
- Die Verwaltung aller Aktivierungen sowie der Download des Softwarepakets für private Geräte erfolgt über das Office-Portal.
- Monatlich (zweiter Dienstag im Monat) werden automatisiert Funktionsupdates für die Office-Pakete zur Verfügung gestellt. Neue Funktionen in den Office-Paketen stehen also ausschließlich ab diesem Stichtag zur Verfügung.
OneDrive
Nur Office Dokumente, die im Cloudspeicherdienst OneDrive abgelegt und freigegeben wurden, können gemeinsam mit den Microsoft Office Web- oder Desktopapplikationen bearbeitet werden.
- Jedem Microsoft Account stehen 100 GB Speicherplatz zur Verfügung
- Synchronisation der Daten über verschiedene Geräte mit OneDrive App möglich
- Teilen von Daten mit Kolleginnen und Kollegen oder Projektpartnern
Vor einer ersten Nutzung der neuen M365-Dienste ist eine Zustimmung zu den universitären Nutzungsbedingungen erforderlich. Diese kann nach dem Login unter https://myaccount.microsoft.com erfolgen.
Wichtig:
- Daten in OneDrive werden nicht automatisch gesichert. Eine Sicherung kann ausschließlich durch den Endanwender durchgeführt werden.
- Der reguläre Zugriff endet mit dem Ausscheiden aus der Universität. Sichern Sie bitte Ihre Daten selbstständig vor dem Vertrags-, Studien- und Gastende.
- Daten werden 30 Tage nach dem Ausscheiden aus der Universität (Vertragsende, Exmatrikulation, Gastende) unwiederbringlich gelöscht.
- Es existiert kein universitäres Backup.
Webanwendungen von Microsoft Office
Mit den Webanwendungen von Microsoft Office können Office Dateien direkt im Browser bearbeitet werden. Folgende Webanwendungen stehen zur Verfügung:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote.
- Lists
Wichtig:
Die Webanwendungen von Microsoft Office bieten einen eingeschränkten Funktionsumfang. Der volle Funktionsumfang wird nach wie vor ausschließlich über die Desktopanwendungen angeboten.
Office Mobile Apps für Android oder iOS
Mit Ihrem Microsoft Account können alle mobilen Apps von Microsoft für Android oder iOS aktiviert werden. Damit können aktuell:
- Micrsosoft Office Dateien in Word, Excel oder PowerPoint auf mobilen Geräten bearbeitet und lokal gespeichert werden,
- die Teams-App aktiviert werden und nach Einladung in fremde Teams genutzt werden,
Ein Meta-Paket, welches alle verfügbaren Office Apps, nicht Teams, für die jeweiligen Betriebssysteme enthält, ist verlinkt.
Wichtig:
- Die Apps OneDrive oder OneNote können lediglich aktiviert werden, aber nicht vollumfänglich genutzt werden, da hierfür zunächst ein Cloud-Speicher-Dienst im Hintergrund erschlossen werden muss. Dies steht noch aus.
- Die Microsoft 365 Desktop Apps für Windows oder MacOS können mit dieser Lizenz nicht genutzt werden.
- Für Ihren universitären Microsoft-Account werden möglichst datensparsame Einstellungen erzwungen. Diese finden auf allen Geräten, auch privaten Geräten, Anwendung, sofern Sie Ihren universitären Account nutzen.
Kollaboration mit externen Kooperationspartnern über MS-Teams
Externe Kooperationspartner können Sie ab sofort entweder über Ihre neue kurze E-Mail-Adresse <vorname>.<nachname>@uni-a.de oder über Ihre primäre E-Mail-Adresse <vorname>.<nachname>@<bereich>.uni-augsburg.de zu einem Meeting in deren Teams einladen.
An diesen Teammeetings können Sie entweder über den Browser oder über eine eigene App teilnehmen. Bitte beachten Sie, dass eine Nutzung von Teams im Browser immer abhängig von folgenden Faktoren ist:
- verwendeter Browser
- individuelle Einstellungen zur Privatspähre im persönlichen Browserprofil
Aus diesen Gründen wird empfohlen die entsprechende App von Microsoft zu verwenden, welche für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, macOS, Linux (deb und rpm), Android und iOS) zur Verfügung steht.
Wichtig:
Eine eigene Teams-Instanz der Universität Augsburg wird derzeit noch nicht zur Verfügung gestellt. Daher kann Microsoft Teams ausschließlich dann verwendet werden, wenn eine Einladung in eine fremde Teams-Instanz durch einen externen Kooperationspartner erfolgt!!!
SingleSignOn (SSO) unter Windows
Sofern von Ihrem DV-Betreuer konfiguriert, steht an universitären Windows Arbeitsplätzen ein SingleSignOn Mechanismus für die webbasierten Microsoft Dienste zur Verfügung. Dadurch entfällt nach Eingabe des Accountnamens die Eingabe des Passworts.
Folgendes Voraussetzungen müssen hierfür erfüllt sein:
- erfolgreiche Anmeldung an einem universitären AD integrierter Windows Arbeitsplatz,
- verknüpfte Gruppenrichtlinie durch Ihren DV-Betreuer,
- Nutzung eines Standardbrowsers (Firefox, Chrome, Edge).
Wichtig:
Die Anmeldung an universitären Webdiensten entfällt damit nicht und erfolgt hier nach wie vor mit der RZ-Benutzerkennung und dem dazugehörigen Passwort.